Hướng dẫn tin học căn bản - Word

Nội dung text: Hướng dẫn tin học căn bản - Word

1. Hướng dẫn tin học căn bản Hà nội, 9/2012
2. Giao diện Word 2007 Office button Quick Access Toolbar Hệ thống Ribbon Tab Command Group button
3. Giao diện Word 2007 ◼ Trong Word 2007, có hệ thống “ribbon” với 3 thành phần chính: thẻ (Tab), nhóm (Group) và các nút lệnh (Command button). ◼ Các nút lệnh có liên quan đến nhau được gom vào một nhóm, ví dụ như các nút chọn font, cỡ chữ, in đậm, nghiêng, gạch chân được gom vào nhóm Font. Nhiều nhóm có chung một tác vụ lại được gom vào trong một thẻ. ◼ Góc trên bên tay trái có một nút hình tròn , nó có tên là Microsoft Office Button. Nhấn nút này sẽ xuất hiện một bảng lệnh tương tự như menu File của phiên bản Word trước, bao gồm các lệnh: New, Open, Save, Print ◼ Quick Access Toolbar là thanh công cụ nằm cạnh nút Microsoft Office Button, giúp truy cập nhanh đến những nút lệnh thường dùng.
4. Tạo mới một tài liệu ◼ Phím tắt Ctrl+N ◼ Microsoft Office Button , chọn New ◼ Chọn Customize Quick Access Tool Bar -> chọn New
5. Mở một văn bản đã có sẵn ◼ Phím tắt Ctrl+O ◼ Microsoft Office Button -> chọn Open ◼ Chọn Customize Quick Access Tool Bar -> chọn Open -> Open
6. Một số thao tác cơ bản ◼ Phím End -> nhẩy xuống cuối dòng con trỏ đang đứng. ◼ Phím Home -> nhẩy về đầu dòng con trỏ đang đứng. ◼ Phím Ctrl + Home: nhẩy về từ đầu tiên trong văn bản. ◼ Ctrl + End: nhẩy về từ cuối cùng của văn bản. ◼ Shift + các mũi tên lên xuống để chọn văn bản. ◼ Shift + End: lựa từ vị trí con trỏ đang đứng đến cuối dòng. ◼ Page up: nhẩy lên trang trên. ◼ Page down: nhẩy xuống trang dưới ◼ Ctrl + A: chọn toàn bộ văn bản.
7. Customize Quick Access Toolbar open (Ctrl +O) Save (Ctrl +S) Undo (Ctrl +Z) Repeat (Ctrl +Y)
8. Tab Home (phím tắt Alt + H) Chức năng: ◼ Các thao tác liên quan đến văn bản (sao chép, di chuyển văn bản). ◼ Các thao tác liên quan đến Font văn bản ◼ Các thao tác liên quan đến định dạng văn bản ◼ Các thao tác liên quan đến tìm kiếm và thay thế văn bản
9. Tab Home (phím tắt Alt + H) ◼ Các thao tác liên quan đến văn bản Di chuyển văn bản Dán văn bản (Ctrl + X) (Ctrl + V) Chọn văn Sao chép văn bản bản, nháy (Ctrl + C) chuột phải Chọn văn bản, chọn Copy nháy chuột phải chọn Copy Sao chép định dạng văn bản (Ctrl + Shift + C)
10. Tab Home (phím tắt Alt + H) ◼ Các thao tác liên quan đến văn bản Tăng cỡ chữ Cỡ chữ (Ctrl +>) Giảm cỡ chữ Font văn bản (Ctrl + (Ctrl + < ) Shift + F) Xóa toàn bộ Chữ đậm định dạng (Ctrl + B) văn bản Chữ nghiêng (Ctrl + I) Màu chữ Chữ gạch chân Bảng thoại (Ctrl + U) Gạch ngang Chữ ở dưới Chuyển đổi Đánh dấu văn font chữ văn bản (Ctrl + =) Chữ hoa, chữ (Ctrl + D) thường bản Chữ ở trên (Ctrl + Shift + +)
11. Tab Home (phím tắt Alt + H) Các thao tác liên quan đến văn bảng Bảng hội thoại font (Ctrl + D) ◼ Font: chọn kiểu font ◼ Font style: kiểu chữ ◼ Size: cỡ chữ ◼ Font color: kiểu màu ◼ Underline style: kiểu gạch chân ◼ Effects: các hiệu ứng chữ ◼ Default: chọn kiểu mặc định cho các văn bản
12. Tab Home (phím tắt Alt + H) Các thao tác liên quan đến định dạng văn bảng Giảm khoảng cách Định dạng Định dạng nhiều giữa văn bản và lề Định dạng các bullet Numbering tầng Tăng khoảng cách giữa văn bản và lề Căn lề trái Ctrl + L Các ký tự liên quan đến đánh dấu văn bản (Ctrl + *) Tô viền và kẻ Căn lề giữa nền Ctrl + E Căn lề phải Căn lề hai bên Ctrl + R Ctrl + R Thay đổi Thay đổi màu khoảng cách nền văn bản các dòng
13. Tô viền cho một đoạn văn bản Chọn hiệu ứng Chọn độ rộng đường Chọn độ rộng đường viền và kiểu đường viền và kiểu đường viền viền
14. Tô viền cho một trang văn bản Chọn hiệu ứng Chọn độ rộng đường viền và kiểu đường Chọn màu đường viền viền Trang trí đường viền Phạm vi áp dụng
15. Định dạng cho 1 trang văn bản Căn lề văn bản Chọn khoảng cách Chọn khoảng cách của dòng đầu tiên với lề trái, phải của văn bản Chọn khoảng cách trên và dưới Chọn khoảng cách giữa các dòng
16. Định dạng trước cho văn bản
17. Tab Home (phím tắt Alt + H) Các thao tác liên tìm kiếm và thay thế Tìm kiếm chuỗi văn bản Ctrl + F Di chuyểnđến trang Thay thế văn bản Ctrl + H mong muốn Ctrl + G
18. Copy, Cut đoạn văn bản ◼ Copy: phím tắt Ctrl+C ◼ Cut: phím tắt Ctrl + X ◼ Paste: phím tắt Ctrl + V ◼ Biểu tượng trong Word
19. Tab Insert (phím tắt Alt + N) Chức năng: ◼ Chèm thêm các trang văn bản (trang bìa, trang văn bản mới, chuyển đoạn văn bản sang trang mới). ◼ Chèn Table ◼ Chèn thêm các hình minh họa ◼ Chèn các đường link ◼ Chèn thêm các Header, Footer, số trang. ◼ Chèn thêm các Text Box, chữ nghệ thuật. ◼ Chèn thêm các biểu tượng, các hàm toán học
20. Tab Insert (phím tắt Alt + N) Chèn thêm các trang văn bản Chèn thêm trang bìa Chèn thêm trang trắng vào vị trí trước của vị trí con trỏ đang đứng Chuyển toàn bộ văn bản từ sau vị trí con trỏ đang đứng sang một trang mới
21. Tab Insert (phím tắt Alt + N) Chèn bảng Số dòng Số cột Cách 1: Chọn số cột x số dòng (hạn chế 10x8) Cách 2: không hạn chế số dòng và số cột Chuyển đổi từ text sang table Các mẫu table có sẵn Sau khi tạo bảng sẽ xuất hiện thêm Table Tool với 2 Tab: Design và Layout
22. Tab Insert (phím tắt Alt + N) Chèn bảng: Tab Design 1 2 3 4 5 1: Tạo màu nền cho bảng 2: Tạo đường viền cho bảng 3: Kiểu đường bao (nét liền, đứt ) 4: Mầu đường viền 5: Độ dầy của đường viền
23. Tab Insert (phím tắt Alt + N) Chèn bảng: Tab Layout 6 8 7 9 10 1 2 3 4 5 11 12 1: Xóa (bảng, cột, dòng tại vị trí con trỏ) 2: Tạo thêm cột, dòng 3: Trộn các Cell liền nhau 4: Chia 1 Cell ra làm nhiều Cell 5: Chia 1 bảng (dòng được chọn sẽ là dòng đầu tiên của bảng mới) 6: Độ rộng của dòng, của cột 7: Căn lề trong 1 Cell 8: Định dạng chiều chữ trong 1 Cell 9: Định dạng kích thước của 1 Cell 10: Sắp xếp dữ liệu 11: Các hàm để tính toán trong bảng 12: Nhắc lại dòng đầu tiên ở các trang tiếp theo
24. Tab Insert (phím tắt Alt + N) 1 3 6 10 11 2 5 7 8 9 12 4 1: Chèn tranh ảnh 2: Chèn thêm clip 3: Chèn thêm các khối hình đơn giản 4: Chèn thêm các biểu đồ Vẽ các đường thẳng, đường cong, mũi tên 5: Chèn thêm các khối hình nghệ thuật 6: Chèm thêm Header 7: Chèn thêm Footer 8: Chèn số trang 9: Chèn Textbox 10: Chèn chữ nghệ thuật 11: Chèn các biểu thức toán học 12: Chèn các biểu tượng
25. Tab Page Layout (phím tắt Alt + P) 1 4 2 3 7 10 11 5 9 8 6 12 1: Căn lề cho trang văn bản 2: Định nghĩa cỡ văn bản (A0, A3, A4 ) 3: Định dạng văn bản (dọc, ngang) 4: Ngắt văn bản 5: Đánh dấu dòng văn bản bằng số 6: Trang Page Setup 7: Tạo chữ trên nền trang văn bản (dùng để đánh dấu đây là văn bản quan trọng) 8: Màu nền của trang 9: Tô viền cho trang 10: Căn khoảng cách đoạn văn bản so với lề trái , lề phải 11: Khoảng cách giữa các văn bản 12: Trang Paragraph
26. Page Setup Khoảng Khoảng cách lề cách lề trái phải trên và dưới Định dạng chiều giấy
27. Tab Review (phím tắt Alt + R) 1 2 6 3 4 5 1: Chèn thêm các chú thích cho đoạn văn bản 2: Đánh dấu các thay đổi trong văn bản (Ctrl + Shift + E). Trong Change Tracking option cho phép cấu hình cách thể hiện các thay đổi của văn bản 3: Biểu diễn văn bản khi có đánh dấu thay đổi. 4: Duyệt các thay đổi. 5: So sánh 2 văn bản. 6: Bảo vệ văn bản
28. Tab View (phím tắt Alt + W) 4 1 7 2 3 5 6 1: Lựa chọn cách thể hiện văn bản trên màn hình windows 2: Phóng to, thu nhỏ văn bản (có thể lựa chọn %) 3: Phóng to đến 100% văn bản. 4: Thể hiện 1 trang văn bản vừa cửa sổ windows 5: Thể hiện 2 trang văn bản vừa cửa sổ windows 6: Biểu diện độ rộng văn bản vừa với độ rộng cửa sổ windows 7: Đưa thước kẻ ra màn hình
29. Lưu văn bản Cách 1: Ấn Ctrl + S Cách 2: Chọn biểu tượng đĩa mềm trên thanh Customize Quick Access Toolbar Cách 3: Chọn Office Button -> Chọn save Sau đó mở ra cửa sổ để lựa chọn vị trí cần lưu dữ liệu. * Word 2007 có thể lưu văn bản dưới dạng pdf
30. In văn bản Cách 1: Ấn Ctrl + P Cách 2: Chọn Office Button -> Chọn Print -> chọn Print
31. In văn bản Tên máy in Cách in. All: in toàn bộ Current page: in Số lượng bản in trang có con trỏ Pages: in từ trang đến trang Số lượng trang trên khổ giấy
32. Microsoft Office button Danh sách các văn bản được mở gần nhất Giữ văn bản lại vào Tạo văn bản mới Recent Documents Mở văn bản mới Save văn bản hiện tại Save văn bản hiện Tại sang văn bản khác Thiết lập in văn Group Cấu hình thiết lập bản word Gửi văn bản trực tiếp ra Thoát khỏi email chương trình Word Đóng văn bản đang Alt + F4 đứng hiện tại
33. Một số thiết lập cơ bản Thiết lập chức năng Auto Correct: Nhấn Microsoft Office Button -> Proofing -> AutoCorrect Options (sau đó sẽ mở cửa sổ hoàn toàn giống Word 2003)
34. Một số thiết lập cơ bản Thiết lập chức năng Save: Nhấn Microsoft Office Button -> Save Lựa chọn văn bản có đuôi *.docx hoặc Đặt thời gian *.doc AutoSave Nơi thông thường lưu văn bản
35. Một số thiết lập cơ bản Thay đổi đơn vị đo khoảng cách: Nhấn Microsoft Office Button -> Advanced Thay đổi đơn vị
36. Sắp xếp thứ tự Đặt điểm trỏ lên bảng cần sắp xếp rồi mở mục chọn Table | Sort , hộp thoại Sort xuất hiện: ◼ Mục Sort by: chọn cột đầu tiên cần sắp xếp ◼ Mục Type : chọn kiểu dữ liệu của cột đó để sắp xếp. Có 3 kiểu dữ liệu mà Word hỗ trợ: Text, Number và Date. ◼ Mục Then By: Sẽ được so sánh khi giá trị sắp xếp trường đầu tiên trùng nhau. ◼ Mục My list has: chọn Header Ascending: sắp xếp theo thứ tự tăng dần row: dòng đầu tiên của bảng sẽ Decending: sắp xếp theo thứ tự giảm dần không tham gia vào quá trình sắp xếp (làm dòng tiêu đề); nếu chọn No header row: sắp xếp cả dòng đầu tiên của bảng (chọn khi bảng không có dòng tiêu đề)