Danh mục tài liệu ôn tập tuyển dụng viên chức năm 2022 - Môn: Nghiệp vụ chuyên ngành - Lĩnh vực: Văn thư. Lưu trữ

Nội dung text: Danh mục tài liệu ôn tập tuyển dụng viên chức năm 2022 - Môn: Nghiệp vụ chuyên ngành - Lĩnh vực: Văn thư. Lưu trữ

1. UBND TỈNH QUẢNG NINH HỘI ĐỒNG TUYỂN DỤNG VIÊN CHỨC NĂM 2020 DANH MỤC TÀI LIỆU ÔN TẬP Môn: Nghiệp vụ chuyên ngành Lĩnh vực: Văn thƣ-Lƣu trữ TT Nội dung Số trang 1 Luật Lƣu trữ năm 2011 16 2 Luật Bảo vệ bí mật nhà nƣớc năm 2018 18 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ 3 10 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lƣu trữ Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 của Chính phủ 4 6 quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nƣớc Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về 5 41 công tác văn thƣ và Phụ lục I Điều 19 vi phạm quy định về Bảo vệ bí mật nhà nƣớc (tại Nghị định số 144/2021/NĐ-CP ngày 31/12/2021 của Chính phủ quy 6 định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự, 2 an toàn xã hội; phòng, chống tệ nạn xã hội; phòng cháy, chữa cháy; cứu nạn, cứu hộ; phòng, chống bạo lực gia đình) Tổng 93
2. QUỐC HỘI CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ___ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ___ Luật số: 01/2011/QH13 LUẬT LƢU TRỮ Căn cứ Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Nghị quyết số 51/2001/QH10; Quốc hội ban hành Luật lưu trữ, CHƢƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tƣợng áp dụng 1. Luật này quy định về hoạt động lƣu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lƣu trữ; đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ lƣu trữ; hoạt động dịch vụ lƣu trữ và quản lý về lƣu trữ. 2. Luật này áp dụng đối với cơ quan nhà nƣớc, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân. Điều 2. Giải thích từ ngữ Trong Luật này, các từ ngữ dƣới đây đƣợc hiểu nhƣ sau: 1. Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lƣu trữ. 2. Tài liệu là vật mang tin đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dƣơng bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác. 3. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đƣợc lựa chọn để lƣu trữ. Tài liệu lƣu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trƣờng hợp không còn bản gốc, bản chính thì đƣợc thay thế bằng bản sao hợp pháp. 4. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lƣu trữ đối với tài liệu lƣu trữ của cơ quan, tổ chức. 5. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lƣu trữ đối với tài liệu lƣu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn đƣợc tiếp nhận từ Lƣu trữ cơ quan và từ các nguồn khác. 1
3. 6. Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lƣu trữ đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân. 7. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lƣu trữ của nƣớc Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin. Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam. 8. Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lƣu trữ đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của các tổ chức chính trị - xã hội. 9. Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lƣu trữ đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác đƣợc hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nƣớc. Phông lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam gồm các phông lƣu trữ của cơ quan, tổ chức, cá nhân quy định tại khoản này. 10. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. 11. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phƣơng pháp nhất định. 12. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lƣu trữ cơ quan, Lƣu trữ lịch sử. 13. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. 14. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phƣơng pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lƣu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị. 15. Bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ là bản sao từ tài liệu lƣu trữ theo phƣơng pháp, tiêu chuẩn nhất định nhằm lƣu giữ bản sao đó dự phòng khi có rủi ro xảy ra đối với tài liệu lƣu trữ. Điều 3. Nguyên tắc quản lý lƣu trữ 1. Nhà nƣớc thống nhất quản lý tài liệu Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam. 2. Hoạt động lƣu trữ đƣợc thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật. 3. Tài liệu Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam đƣợc Nhà nƣớc thống kê. Điều 4. Chính sách của Nhà nƣớc về lƣu trữ 2
4. 1. Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam. 2. Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lƣu trữ. 3. Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lƣu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lƣu trữ của mình cho Nhà nƣớc, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lƣu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lƣu trữ. 4. Tăng cƣờng mở rộng hợp tác quốc tế trong hoạt động lƣu trữ. Điều 5. Quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ 1. Những tài liệu sau đây của cá nhân, gia đình, dòng họ (sau đây gọi chung là cá nhân) có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội đƣợc đăng ký thuộc Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam: a) Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử; b) Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thƣ từ trao đổi; c) Phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; d) Công trình, bài viết về cá nhân; đ) Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sƣu tầm đƣợc. 2. Lƣu trữ lịch sử nơi đăng ký có trách nhiệm xác định giá trị tài liệu của cá nhân thuộc Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam quy định tại khoản 1 Điều này. 3. Cá nhân có tài liệu có các quyền sau đây: a) Đƣợc đăng ký tài liệu tại Lƣu trữ lịch sử và hƣớng dẫn, giúp đỡ về kỹ thuật bảo quản và tạo điều kiện để phát huy giá trị tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này; b) Quyết định việc hiến tặng, ký gửi tài liệu cho Lƣu trữ lịch sử; c) Thỏa thuận việc mua bán tài liệu; d) Đƣợc ƣu tiên sử dụng tài liệu đã hiến tặng; đ) Cho phép ngƣời khác sử dụng tài liệu ký gửi tại Lƣu trữ lịch sử, nhƣng không đƣợc xâm hại an ninh quốc gia, lợi ích của Nhà nƣớc, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; e) Đƣợc Nhà nƣớc khen thƣởng theo quy định của pháp luật. 4. Cá nhân có tài liệu có các nghĩa vụ sau đây: a) Chỉ đƣợc hiến tặng hoặc bán cho Lƣu trữ lịch sử các tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia; b) Trả phí bảo quản theo quy định của pháp luật đối với tài liệu ký gửi tại Lƣu trữ lịch sử, trừ tài liệu đã đƣợc đăng ký. Điều 6. Trách nhiệm của ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức Ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lƣu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao 3
5. hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lƣu trữ; ban hành quy chế về công tác lƣu trữ của cơ quan, tổ chức mình. Điều 7. Ngƣời làm lƣu trữ 1. Ngƣời làm lƣu trữ ở cơ quan nhà nƣớc, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; đƣợc đào tạo, bồi dƣỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lƣu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; đƣợc hƣởng chế độ, quyền lợi tƣơng ứng trong cơ quan, tổ chức và đƣợc hƣởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ƣu đãi khác theo quy định của pháp luật. 2. Ngƣời làm lƣu trữ không thuộc các trƣờng hợp quy định tại khoản 1 Điều này phải đƣợc đào tạo, bồi dƣỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lƣu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; đƣợc hƣởng chế độ, quyền lợi của ngƣời lao động làm việc trong tổ chức đó. 3. Ngƣời đƣợc giao kiêm nhiệm làm lƣu trữ phải đƣợc bồi dƣỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lƣu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc. Điều 8. Các hành vi bị nghiêm cấm 1. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lƣu trữ. 2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lƣu trữ. 3. Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lƣu trữ. 4. Sử dụng tài liệu lƣu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nƣớc, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân. 5. Mang tài liệu lƣu trữ ra nƣớc ngoài trái phép. CHƢƠNG II THU THẬP TÀI LIỆU LƢU TRỮ Mục 1 LẬP HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ CƠ QUAN Điều 9. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan 1. Ngƣời đƣợc giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc đƣợc giao và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan; trƣớc khi nghỉ hƣu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho ngƣời có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức. 2. Ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lƣu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hƣớng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan. Ngƣời đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lƣu trữ cơ quan. 4
6. Điều 10. Trách nhiệm của Lƣu trữ cơ quan 1. Giúp ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức hƣớng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu. 2. Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ. 3. Giao nộp tài liệu lƣu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định của ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức. Điều 11. Thời hạn nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan 1. Thời hạn nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan đƣợc quy định nhƣ sau: a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trƣờng hợp quy định tại điểm b khoản này; b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình đƣợc quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản. 2. Trƣờng hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lƣu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải đƣợc ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lƣu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lƣu. Điều 12. Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan 1. Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu và giao nộp vào Lƣu trữ cơ quan. 2. Lƣu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. 3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu đƣợc lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lƣu trữ cơ quan giữ 01 bản. Điều 13. Quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử 1. Tài liệu lƣu trữ điện tử là tài liệu đƣợc tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân đƣợc lựa chọn để lƣu trữ hoặc đƣợc số hóa từ tài liệu lƣu trữ trên các vật mang tin khác. 2. Tài liệu lƣu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; đƣợc bảo quản và sử dụng theo phƣơng pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt. 3. Tài liệu đƣợc số hóa từ tài liệu lƣu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã đƣợc số hóa. 4. Chính phủ quy định chi tiết việc quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử. 5
7. Điều 14. Quản lý tài liệu lƣu trữ của xã, phƣờng, thị trấn 1. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của xã, phƣờng, thị trấn đƣợc lựa chọn và lƣu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phƣờng, thị trấn. Ngƣời làm lƣu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phƣờng, thị trấn phải có đủ các tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ lƣu trữ và đƣợc hƣởng chế độ, quyền lợi theo quy định của pháp luật. 2. Ngƣời làm lƣu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phƣờng, thị trấn có nhiệm vụ hƣớng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lƣu trữ theo quy định của pháp luật về lƣu trữ. Mục 2 CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Điều 15. Chỉnh lý tài liệu 1. Ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý. 2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây: a) Đƣợc phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lƣu trữ; b) Đƣợc xác định thời hạn bảo quản; c) Hồ sơ đƣợc hoàn thiện và hệ thống hoá; d) Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị. Điều 16. Xác định giá trị tài liệu 1. Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp. 2. Xác định giá trị tài liệu đƣợc thực hiện theo phƣơng pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học. 3. Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây: a) Nội dung của tài liệu; b) Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; c) Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; d) Mức độ toàn vẹn của phông lƣu trữ; đ) Hình thức của tài liệu; e) Tình trạng vật lý của tài liệu. Điều 17. Thời hạn bảo quản tài liệu 1. Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian. Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đƣờng lối, chủ trƣơng, chính sách, cƣơng lĩnh, chiến lƣợc; đề án, dự án, chƣơng trình mục tiêu, trọng 6
8. điểm quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền. 2. Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu không thuộc trƣờng hợp quy định tại khoản 1 Điều này và đƣợc xác định thời hạn bảo quản dƣới 70 năm. 3. Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử. 4. Bộ trƣởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết khoản 1 và khoản 2 Điều này. Điều 18. Hội đồng xác định giá trị tài liệu 1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu đƣợc thành lập để tham mƣu cho ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lƣu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lƣu trữ của Lƣu trữ cơ quan để giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị. 2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm: a) Chủ tịch Hội đồng; b) Ngƣời làm lƣu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thƣ ký Hội đồng; c) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên; d) Ngƣời am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên. 3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải đƣợc ghi vào biên bản cuộc họp để trình ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức. 4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lƣu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lƣu trữ của Lƣu trữ cơ quan để giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử; hủy tài liệu hết giá trị theo quy định tại Điều 28 của Luật này. Mục 3 THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ Điều 19. Lƣu trữ lịch sử 1. Lƣu trữ lịch sử đƣợc tổ chức ở trung ƣơng và cấp tỉnh để lƣu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử. 2. Lƣu trữ lịch sử có trách nhiệm sau đây: a) Trình cơ quan có thẩm quyền về lƣu trữ cùng cấp ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử; b) Hƣớng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lƣu; c) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ. Điều 20. Thu thập, tiếp nhận tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử 7
9. 1. Lƣu trữ lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam thu thập tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam theo quy định của Luật này và quy định của cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam. 2. Lƣu trữ lịch sử của Nhà nƣớc thu thập tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam theo quy định sau đây: a) Lƣu trữ lịch sử ở trung ƣơng thu thập, tiếp nhận tài liệu lƣu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trung ƣơng của Nhà nƣớc Việt Nam dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; cơ quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu của Nhà nƣớc Việt Nam dân chủ cộng hòa; các cơ quan, tổ chức trung ƣơng của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và các tổ chức trung ƣơng khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm 1975 về trƣớc; các doanh nghiệp nhà nƣớc do Thủ tƣớng Chính phủ quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; các cơ quan, tổ chức của các chế độ xã hội tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 về trƣớc; b) Lƣu trữ lịch sử ở cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lƣu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt không thuộc các cơ quan, tổ chức quy định tại điểm a khoản này. 3. Lƣu trữ lịch sử sƣu tầm tài liệu của cá nhân trên cơ sở thỏa thuận. Điều 21. Thời hạn nộp lƣu tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử 1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu có trách nhiệm nộp lƣu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lƣu trữ lịch sử. 2. Thời hạn nộp lƣu tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử của ngành công an, quốc phòng, ngoại giao và của ngành khác đƣợc thực hiện theo quy định của Chính phủ. Điều 22. Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử 1. Cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu có trách nhiệm sau đây: a) Chỉnh lý tài liệu trƣớc khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu; b) Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật; c) Giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào Lƣu trữ lịch sử. 2. Lƣu trữ lịch sử có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. 3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu đƣợc lập thành 03 bản; cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lƣu trữ lịch sử giữ 02 bản và đƣợc lƣu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức, Lƣu trữ lịch sử. Điều 23. Quản lý tài liệu lƣu trữ của cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu hoặc tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử Tài liệu lƣu trữ đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu hoặc 8
10. tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử đƣợc quản lý tại Lƣu trữ cơ quan. Điều 24. Quản lý tài liệu lƣu trữ trong trƣờng hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nƣớc chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản Cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nƣớc chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải tổ chức quản lý và giao nộp tài liệu theo quy định sau đây: 1. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải đƣợc chỉnh lý, thống kê và bảo quản theo phông lƣu trữ của cơ quan, tổ chức đó; 2. Khi cơ quan, tổ chức có quyết định chia, tách, sáp nhập, giải thể; doanh nghiệp có quyết định chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì tất cả các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải đƣợc giao nộp vào Lƣu trữ cơ quan để tiến hành chỉnh lý tài liệu theo quy định; 3. Tài liệu lƣu trữ sau khi đƣợc chỉnh lý đƣợc quản lý nhƣ sau: a) Tài liệu lƣu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử đƣợc giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử có thẩm quyền; b) Tài liệu lƣu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không thuộc nguồn nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử đƣợc quản lý tại Lƣu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới tiếp nhận trụ sở cũ; trƣờng hợp cơ quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp giải thể, phá sản hoặc không có cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ hoặc có nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì tài liệu lƣu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đƣợc giao nộp vào Lƣu trữ cơ quan theo quyết định của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. CHƢƠNG III BẢO QUẢN, THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƢU TRỮ, HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ Điều 25. Trách nhiệm bảo quản tài liệu lƣu trữ 1. Ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lƣu trữ, thiết bị, phƣơng tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lƣu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lƣu trữ. 2. Trƣờng hợp tổ chức không sử dụng ngân sách nhà nƣớc chƣa có đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu theo quy định tại khoản 1 Điều này đƣợc ký gửi tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử và phải trả phí theo quy định của pháp luật. Điều 26. Quản lý tài liệu lƣu trữ quý, hiếm 1. Tài liệu lƣu trữ quý, hiếm là tài liệu thuộc diện lƣu trữ vĩnh viễn và có một trong các đặc điểm sau đây: 9
11. a) Có giá trị đặc biệt về tƣ tƣởng, chính trị, kinh tế - xã hội, khoa học, lịch sử và có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, xã hội; b) Đƣợc hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, không gian, địa điểm, tác giả; c) Đƣợc thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử. 2. Tài liệu lƣu trữ quý, hiếm không phân biệt hình thức sở hữu đƣợc đăng ký với cơ quan quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ ở trung ƣơng và cấp tỉnh, đƣợc lựa chọn để đăng ký vào chƣơng trình, danh hiệu của khu vực và thế giới. 3. Tài liệu lƣu trữ quý, hiếm phải đƣợc kiểm kê, bảo quản, lập bản sao bảo hiểm và sử dụng theo chế độ đặc biệt. Điều 27. Thống kê nhà nƣớc về lƣu trữ 1. Tài liệu Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam phải đƣợc thống kê tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý. 2. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lƣu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lƣu trữ. Số liệu thống kê hằng năm đƣợc tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12. 3. Thống kê lƣu trữ đƣợc thực hiện theo quy định sau đây: a) Cơ quan, tổ chức ở trung ƣơng tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ ở trung ƣơng; b) Cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp tỉnh. Cơ quan quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cơ quan quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp huyện và báo cáo cơ quan quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ ở trung ƣơng; c) Cơ quan, tổ chức ở cấp huyện, cấp xã tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp huyện. Cơ quan quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp huyện tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã và báo cáo cơ quan quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp tỉnh. Điều 28. Huỷ tài liệu hết giá trị 1. Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị đƣợc quy định nhƣ sau: a) Ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lƣu trữ cơ quan; b) Ngƣời đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lƣu trữ các cấp quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lƣu trữ lịch sử cùng cấp. 2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị đƣợc quy định nhƣ sau: a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào Lƣu 10
12. trữ lịch sử đề nghị Lƣu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy. Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, ngƣời có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị; b) Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, ngƣời đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lƣu trữ lịch sử. Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do ngƣời đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lƣu trữ lịch sử. 3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải đƣợc lập thành biên bản. 4. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có: a) Quyết định thành lập Hội đồng; b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu; d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị; đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền; e) Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị; g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy; h) Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị. 5. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải đƣợc bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu. CHƢƠNG IV SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ Điều 29. Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lƣu trữ 1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lƣu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác. 2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lƣu trữ có các nghĩa vụ sau đây: a) Chỉ dẫn số lƣu trữ, độ gốc của tài liệu lƣu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lƣu trữ; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lƣu trữ; b) Không xâm phạm lợi ích của Nhà nƣớc, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; 11
13. c) Nộp phí sử dụng tài liệu lƣu trữ theo quy định của pháp luật; d) Thực hiện các quy định của Luật này, nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lƣu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan. 3. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lƣu trữ có trách nhiệm sau đây: a) Chủ động giới thiệu tài liệu lƣu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lƣu trữ đang trực tiếp quản lý; b) Hằng năm rà soát, thông báo tài liệu lƣu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã đƣợc giải mật. Điều 30. Sử dụng tài liệu lƣu trữ tại Lƣu trữ lịch sử 1. Tài liệu lƣu trữ tại Lƣu trữ lịch sử đƣợc sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật. 2. Tài liệu hạn chế sử dụng có một trong các đặc điểm sau đây: a) Tài liệu lƣu trữ không thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật nhƣng có nội dung thông tin nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnh hƣởng nghiêm trọng đến lợi ích của Nhà nƣớc, quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; b) Tài liệu lƣu trữ bị hƣ hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hƣ hỏng chƣa đƣợc tu bổ, phục chế; c) Tài liệu lƣu trữ đang trong quá trình xử lý về nghiệp vụ lƣu trữ. Bộ Nội vụ ban hành Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội từng thời kỳ. Ngƣời đứng đầu Lƣu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng tài liệu lƣu trữ thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng. 3. Việc sử dụng tài liệu lƣu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đƣợc thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nƣớc. 4. Tài liệu lƣu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đƣợc sử dụng rộng rãi trong các trƣờng hợp sau đây: a) Đƣợc giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nƣớc; b) Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhƣng chƣa đƣợc giải mật; c) Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhƣng chƣa đƣợc giải mật. 5. Tài liệu liên quan đến cá nhân đƣợc sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể từ năm cá nhân qua đời, trừ một số trƣờng hợp đặc biệt theo quy định của Chính phủ. 6. Tài liệu đến thời hạn đƣợc sử dụng rộng rãi quy định tại điểm c khoản 4 và khoản 5 Điều này có thể chƣa đƣợc sử dụng rộng rãi theo quyết định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. 12
14. 7. Ngƣời sử dụng tài liệu lƣu trữ tại Lƣu trữ lịch sử phải có Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trƣờng hợp sử dụng để phục vụ công tác thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác. Điều 31. Sử dụng tài liệu lƣu trữ tại Lƣu trữ cơ quan Ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lƣu trữ tại Lƣu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức mình. Điều 32. Các hình thức sử dụng tài liệu lƣu trữ 1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lƣu trữ cơ quan, Lƣu trữ lịch sử. 2. Xuất bản ấn phẩm lƣu trữ. 3. Giới thiệu tài liệu lƣu trữ trên phƣơng tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử. 4. Triển lãm, trƣng bày tài liệu lƣu trữ. 5. Trích dẫn tài liệu lƣu trữ trong công trình nghiên cứu. 6. Cấp bản sao tài liệu lƣu trữ, bản chứng thực lƣu trữ. Điều 33. Sao tài liệu lƣu trữ, chứng thực lƣu trữ 1. Việc sao tài liệu lƣu trữ và chứng thực lƣu trữ do Lƣu trữ cơ quan hoặc Lƣu trữ lịch sử thực hiện. Ngƣời có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lƣu trữ cho phép sao tài liệu lƣu trữ. 2. Chứng thực lƣu trữ là xác nhận của cơ quan, tổ chức hoặc Lƣu trữ lịch sử về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lƣu trữ do Lƣu trữ cơ quan hoặc Lƣu trữ lịch sử đang quản lý. Cơ quan, tổ chức, Lƣu trữ lịch sử sao tài liệu lƣu trữ, chứng thực lƣu trữ phải chịu trách nhiệm pháp lý về bản sao tài liệu lƣu trữ, bản chứng thực lƣu trữ. 3. Ngƣời đƣợc cấp bản sao tài liệu lƣu trữ, bản chứng thực lƣu trữ phải nộp lệ phí. 4. Bản sao tài liệu lƣu trữ, bản chứng thực lƣu trữ có giá trị nhƣ tài liệu lƣu trữ gốc trong các quan hệ, giao dịch. Điều 34. Mang tài liệu lƣu trữ ra khỏi Lƣu trữ cơ quan, Lƣu trữ lịch sử 1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân đƣợc mang tài liệu lƣu trữ ra khỏi Lƣu trữ cơ quan, Lƣu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi đƣợc cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lƣu trữ đó. 2. Bộ trƣởng Bộ Nội vụ, cơ quan có thẩm quyền của Đảng quyết định việc mang tài liệu lƣu trữ tại Lƣu trữ lịch sử ra nƣớc ngoài; quy định việc mang tài liệu lƣu trữ ra khỏi Lƣu trữ lịch sử để sử dụng trong nƣớc. Ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc mang tài liệu lƣu trữ tại Lƣu trữ cơ quan ra nƣớc ngoài; quy định việc mang tài liệu lƣu trữ ra khỏi Lƣu trữ cơ quan để sử dụng trong nƣớc. 13